[Management Track] General Affairs(총무) 주임

[넥스트] [Management Track] General Affairs(총무) 주임

[모집기간]

채용 시 마감

[담당업무]

- 사무환경 및 시설 운영

   -> 사무실 시설, 좌석, 회의실 등 업무환경의 정기 점검 및 개선

   -> 출입보안, 우편물, 비품 및 소모품의 운영 관리

   -> 시설 유지보수 및 임대차 관련 계약의 운영·갱신 지원

   -> 청소, 보안, 시설관리 등 협력업체 운영 및 커뮤니케이션

   -> 사고 또는 시설 장애 발생 시 초기 대응 및 관련 업체 커뮤니케이션

- 자산·계정 및 권한 관리

   -> 사무기기, 비품 및 리스 장비 등 자산대장 관리와 정기 실사

   -> 업무용 계정, 라이선스 및 출입 권한의 발급·변경·회수

-  협력 업체 운영 및 계약 관리

   -> 시설, 보안, 복리후생 등 총무 관련 협력업체의 계약 및 운영 관리

   -> 신규 협력업체 조사, 견적 비교, 발주 및 계약 갱신 관리

   -> 표준계약서 작성과 계약 관련 서류의 취합 및 내부 검토 지원

   -> 계약 일정, 이행 현황 및 관련 문서 관리

- 중요 문서 및 대외 행정 관리

   -> 법인 인감, 사용인감, 각종 증명서 등 중요 문서의 발급·사용 및 이력 관리

   -> 법인 등기, 인허가, 임대차 관련 신고 등 대외 행정업무 지원

   -> 신고 및 행정처리에 필요한 자료 준비와 외부 전문기관 커뮤니케이션

   -> 계약서, 증명서 및 총무 관련 주요 문서의 체계적인 보관·관리

- 안전 및 보험 운영

   -> 사업장 위험성평가의 실시 지원, 개선사항 관리 및 관련 기록 유지

   -> 임직원 안전보건교육 및 관련 법정 교육 일정의 운영 관리

   -> 안전사고 발생 시 초기 대응, 보고 및 후속조치 지원

   -> 사무실 운영 관련 보험의 가입 현황, 갱신 일정 및 증권 관리

   -> 사고 발생 시 보험 접수 및 보험사·관련 업체 커뮤니케이션

- 사내 규정 및 운영 관리

   -> 총무 관련 규정과 지침의 운영·현행화 및 제·개정 지원

   -> 총무 업무 매뉴얼, 관리대장 및 운영 이력의 작성·관리

   -> 정기 업무 및 계약·점검·갱신 일정 관리

   -> 기존 업무절차의 문제점 파악 및 운영 프로세스 개선

   -> 총무 관련 임직원 문의 접수, 처리 및 사내 안내

- 사내 행사 및 복리후생 운영

   -> 시무식, 워크숍 등 주요 사내 행사의 기획 및 운영

   -> 사내 동호회 등 복리후생제도와 내부 프로그램 운영

   -> 행사 및 프로그램 관련 일정, 협력업체와 참여자 커뮤니케이션

[자격요건]

- 총무, 사무행정 또는 조직 운영 관련 실무경력이 1년 이상인 분

- 여러 업무의 우선순위와 일정을 체계적으로 관리할 수 있는 분

- 임직원 및 외부 협력업체와 원활하게 커뮤니케이션할 수 있는 분

- MS Office 및 그룹웨어 등 기본적인 업무도구를 활용할 수 있는 분

- 정확성과 책임감을 바탕으로 문제를 발견하고 개선할 수 있는 분

- 해외 여행에 결격사유가 없는 분

[우대사항]

- 비영리법인, 연구기관 또는 빠르게 성장하는 조직에서 총무 업무를 수행한 경험이 있는 분

- 시설·자산·계약·대외 행정 등 다양한 총무 업무를 담당한 경험이 있는 분

- Slack, 다우오피스, Shiftee, Google Drive 등 협업도구를 운영한 경험이 있는 분

- 업무절차를 문서화하거나 운영 프로세스를 개선한 경험이 있는 분

- 기후·에너지 전환과 비영리 조직의 미션에 관심이 있는 분

[채용공고]